Zaman geri döndürülemeyen, depolanamayan, satın alınmayan, çoğaltılamayan bir kaynaktır. Şüphesiz yokluğunda en büyük sıkıntı oluşturan şey de zamandır. Bu nedenle zamanı verimli bir şekilde kullanmak hem iş hayatı hem rutin hayat için kritik önem taşır. Dünyaca ünlü yazar Dostoyevski’nin şu sözü de zamanın ne denli önemli olduğunun en iyi ifadesidir: “Hayata yeniden başlasaydım saniyelerin nabzını tutardım"
Kişisel Zaman Yönetimi Nedir?
“Neden harekete geçemiyorum”, “Hiç başımı kaldıramıyorum”, “Bunca işi bu kadar kısa zamanda nasıl yapacağım”… Bu serzenişlerin nedeni kimi zaman birilerini üzme korkusu, kimi zaman mükemmeliyetçilik, kimi zaman aşırı özgüvendir. Elbette bunlar doğaldır; fakat bu doğal durumları doğru şekilde kontrol edebilmek gerekir.
Etkili zaman yönetimi yapamayan kişilerin serzenişleri hiç bitmez. Oysa zamanı iyi kullanmak imkansız değildir. Bunun için yalnızca birkaç noktada dikkatli olmak ve zaman yönetimi teknikleri arasında en uygun tekniği doğru şekilde uygulayabilmek gerekir. Kişisel zaman yönetimi kavramıyla kastettiğimiz tam olarak bu yöntemlerdir.
Zaman Yönetimi Tuzakları Nelerdir?
Zaman yönetimin en önemli kurallarından biri zaman tuzaklarına karşı dikkatli olmaktır. Zaman tuzağı ifadesini kullandığımız durumlar zamanı doğru ve verimli kullanmanın önünde engeldir. Bu tuzaklar şunlardır:
Çok önemli olmayan ziyaretçiler
Amacı olmayan toplantılar
Kötü iletişim
Astların işleri yapabilecek düzeyde bilgi ve beceriye sahip olmaması
Astlara sorumluluk vermekten kaçınmak
Düzensiz çalışmak
Bilgi kaynağının güvenli olmamasından kaynaklanan yanlış bilgi
Gereksiz telefon görüşmeleri
Disiplinsizlik
İyi bir dinleyici olmamak
Söz konusu teknikleri de kullanarak bahsettiğimiz zaman yönetimi tuzakları konusunda dikkatli olmak akademik hayatta, iş hayatında ve sosyal hayatta başarılı olmayı sağlar. Dengeli, disiplinli, düzenli yaşamak ve daha üretken olmak için bu tuzaklara karşı dikkatli olmak kritik önem taşır.
Etkili Zaman Yönetimi Teknikleri ve Yaklaşımları
Zaman yönetiminde kilit nokta ne kadar zaman sahip olunduğu değil, zaman diliminde neyin yapılabileceğini doğru şekilde planlayabilmek ve işleri doğru zamanda yapabilmektir. Bunun için kullanılabilecek teknikler ve yaklaşımlar şunlardır:
Teknikler
Pomodoro Tekniği
Hem iş hayatında hem de okul hayatında çok sık kullanılan pomodoro tekniği iş hayatında oldukça faydalı sonuçlar veren bir tekniktir. Öyle ki tekniğinin mobil uygulamaları da vardır. 80’li yılların sonunda geliştirilen bu uygulama, 25 dakika çalışma ve 5 dakikalık mola vermeye dayanır. Sayaç kullanmak tekniğin daha kolay uygulanmasını sağlar.
Eisenhower Matrisi
Geçmişte iki dönem ABD başkanlığı yapmış olan Dwight D. Eisenhower tarafından geliştirilen eisenhowe matrisi “önemli olan nadiren acildir, acil olansa nadiren önemli” sözüne dayanır. Teknikte, işleri acil ve önemli, acil ve önemli değil, acil değil ama önemli, acil değil ve önemli değil şeklinde ayırmak gerekir.
Kanban Tekniği
Zaman yönetimi teknikleri arasında en çok kullanılan tekniklerden biri olan kanban tekniği, en yaygın proje yönetimi metodolojisi olan agile (çevik) proje yönetim tekniklerinden biridir. Kanban çalışma sistemi Japonların zaman yönetimi için kullandığı bir tekniktir. Bu teknikte süreç şöyle ilerler:
Görselleştirme
Devam eden işleri limitleme
Akışı yönetme
Politikaları açık hale getirme/li>
Geri bildirim döngüsü kurma
İşbirliğiyle iyileşip deneysellikle evrimleşme
Hızlı Planlama Metodu (HPM)
Kendi kendine yardım kitaplarıyla ve motive edici konuşmalarıyla bilinen Tony Robbins tarafından geliştirilen hızlı planlama metodu, asıl amaca ulaştıracak iş üzerine yoğunlaşmayı sağlayan bir tekniktir. Bu teknikte esnek bir plan oluşturulur.
168 saat kuralı
168 saat kuralı olarak bilinen bu zaman yönetimi tekniği Yazar Laura Vanderkam tarafından geliştirilmiştir. 7 gündeki saatlerin toplamı 168’dir. Hafta hafta plan program yapılan bu teknik sayesinde zamanın boşa harcanmasını önlemek mümkündür.
GTD (Getting Things Done/ İşleri Yoluna Koyma-Halletme)
GTD zaman yönetimi tekniği, Amerikalı yönetim danışmanı David Allen tarafından geliştirilmiştir. Tekniğin amacı zihni daha önemli işler için kullanabilmek ve zihni meşgul eden şeyleri uzak tutmaktır. Teknikte beş aşama vardır: Toparla, işle, düzenle, yap, inceleme. İşlerin gruplandırılması ise şu şekilde olur:
Acil işler
Bir süre sonra yapılacak işler
Bekleyenler
Proje
Yapılması olası işler
Pareto İlkesi
İtalyan ekonomist Vilfredo Pareto'nun adıyla anılan Pareto ilkesi 80/20 kuralı olarak da bilinir. Sonuçların yüzde 80’inin nedenlerin yüzde 20’sinden kaynaklandığına dayanan bu kuralda oran 70-30, 90-10 şeklinde de olabilir. Pareto prensibi zaman yönetimi açısından oldukça faydalıdır ve iş hayatında sıklıkla kullanılır. İş yaşamında Pareto ilkesi örnekleri şöyledir:
Sağlık izinlerinin yüzde 80’ini personellerin yüzde 20’si alır.
Satışların yüzde 80’i müşterilerin yüzde 20’si tarafından alınır.
Telefonda konuşarak geçirilen zamanın yüzde 80’i sürekli telefonda görüşülen kişilerin yüzde 80’ini oluşturur.
Yaklaşımlar
ABC Yaklaşımı
Zaman yönetimi yaklaşımları arasında en çok kullanılan ve en çok merak edilen yaklaşım ABC yaklaşımıdır. “İstediğinizi yapabilirsiniz, ancak her şeyi yapamazsınız” düşüncesiyle şekillenen bu yaklaşımda işleri şu şekilde kategorize etmek gerekir: Bugün yapılması şart, bugün yapılması gerekir, bugün yapılabilir.
Sihirli Araç Yaklaşımı
Sihirli araç yaklaşımında amaç zamanı daha iyi yönetebilmek için işleri kolaylaştıracak teknolojik araç ve gereçlerden yararlanmaktır.
101 Yaklaşımı
101 beceri yaklaşımı olarak da bilinen bu yaklaşım iş dünyasında kullanılır. Uzmanlaşmayı gerekli gördüğü beceriler şunlardır:
Randevu defteri kullanma
Yapılacak işler listesi yapma
Hedef belirleme
Yetki devri yapma
Planlama ve öncelikleri belirleme
Akıntıya Bırakma Yaklaşımı
Akıntıya bırakma yaklaşımı, diğer zaman yönetimi teknikleri ve yaklaşımlarından farklı olarak zamanı yönetmeye değil, zaman içinde doğal akışa ayak uydurmaya dayanır. Zaman yönetimine karşı çıkan bu yaklaşımda yaşantıyı fırsatlara açmak gerekir.
Covey’in Zaman Yönetimi Yaklaşımı
Stephen Covey’in zaman yönetimi matrisinde her biri farklı önceliği temsil eden dört çeyrek vardır. Buna göre acil ve önemli işler ilk çeyrektedir. Önemli ama acil olmayan işler ikinci çeyrekte, acil ama önemli değil diyebileceğiniz işler üçüncü çeyrekte, hem önemsiz hem acil değil denilen işler dördüncü çeyrektedir.
İyileştirme (rehabilitasyon) Yaklaşımı
Zaman yönetiminde rehabilitasyon yaklaşımda, zaman yönetimiyle ilgili sorunların çevresel, sosyal, kültürel veya psikolojik nedenlerden kaynaklandığına inanılır. Zaman yönetimi yapabilmenin yolu bu faktörlerin iyileşmesini sağlamaktır.
Hedef Belirleme Yaklaşımı
Zaman yönetiminde hedef belirleme yaklaşımı, adından anlaşılabileceği üzere zamanı etkili kullanmanın yolu amacı ortaya koymaktır. Hedefi olan kişiler daha başarılı olurlar.
Savaşçı Yaklaşımı
Savaşçı yaklaşımında zamana karşı savaş verilir. Bu savaşta galip gelmenin yolu zaman tuzaklarını ortadan kaldırmaktır. Sorumluluğun kişisel olduğu bu yaklaşımda yetki devretmek mücadele yöntemlerinden biridir.
Düzenli Yaşam Yaklaşımı
Zaman yönetiminde düzenli yaşam yaklaşımının temelinde şu vardır: Zamanın iyi değerlendirilememesinin nedeninin düzenli olmamak olduğuna dayanır. Bu amaçla nesneler, görevler ve işgörenler düzenlenir.
Kaynaklar:
תגובות